レンタルオフィスで重視したい設備と必要なセキュリティとは？
公開日 2022.03.11 更新日 2022.03.15
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レンタルオフィスを選ぶ際には、仕事をする上で必要な設備が整っているかという点と、セキュリティ面を考える必要があります。必要な設備のひとつである空調は、近年では感染症対策の設備として需要が高まっています。セキュリティを考えるなら関係者以外の出入りを抑制できるシステムは必須といえるでしょう。
今回は、一般的にレンタルオフィスを契約すると付帯する基本サービスに加えて、レンタルオフィスで重視したい設備と必要となるセキュリティについて解説します。
<目次>
■レンタルオフィスの基本サービス
必要な設備や、セキュリティを考える前に、まずはレンタルオフィスで受けられる基本的なサービスについて紹介します。
●ワークスペース・会議室の利用
レンタルオフィスを契約すると、デスクワークに使用できるワークスペースが自由に利用できます。会議室も利用できますが、予約制となっている場合もあります。また、共用スペースの会議室を利用する場合は、基本料金に加えて追加料金が必要になることもあります。
●インターネット環境や備品の貸出
デスクワークに必要になるインターネット環境もレンタルオフィスの基本サービスの1つです。マウスや延長コードなどビジネスに必要な備品の貸し出しにも対応しています。ガジェットなどの貸し出しは基本料金に含まれていることもありますが、備品によっては別途料金が発生する可能性があるので運営会社に確認するようにしましょう。
●デスク利用契約
レンタルオフィスでは、デスク利用契約が締結できる運営会社も存在します。オフィス区画を賃借しなくてもラウンジが利用できるので、入居者以外の人もラウンジが利用できます。レンタルオフィスの基本サービスではありますが、ワークスペースを契約した入居者以外がラウンジを利用できるため、入居者からすればセキュリティ面が気になるところです。
■レンタルオフィスで重視したい設備
どのレンタルオフィスと契約するべきか判断するには、基本サービスを理解した上で重視したい設備を考えることが重要です。ここからはレンタルオフィスを契約する上で重視したい設備の例を紹介します。
●個室空間/全室個別空調
ワークスペースとなる個室空間では、窓付き区画を多く設定していて空気の通りが良い内装がよいでしょう。半面、遮音性の低さが気になるところです。空調の管理方法はオフィスによって異なりますが、運営会社が全面管理するオフィスよりも個室ごとに空調を調整できる「全室個別空調」のオフィスを選ぶのがおすすめです。空調設備は、仕事の能率に大きく影響しますので優先度の高い設備と言えます。
●感染症対策設備
近年は、感染症対策設備も重要です。浮遊する菌やウイルスを不活化させる空気殺菌装置や、ウイルスの分解や除去ができる光触媒体除菌・脱臭デバイスなどがあると安心です。また、感染症対策は空調などの換気設備ともセットになるため、どちらの設備も充実しているオフィスを選ぶのが理想です。
●フリースペース
レンタルオフィスでは、共用のラウンジや、リフレッシュスペースなど休憩できる設備があるかどうかも働く人にとっては重要です。入居前にオフィスを見学する場合は、設置されている家具や、無料のドリンクサービスなどがあるかどうかを見て、過ごしやすい空間であるかどうかを確認するようにしましょう。
■レンタルオフィスに必要なセキュリティ
設備とサービスが充実していてもビジネスをする以上、セキュリティ面に不安があるオフィスを選ぶのはリスクがあります。最後に、レンタルオフィスを安心して利用するのに必要なセキュリティを見ていきましょう。
●関係者以外の立ち入りを制限
オフィスに関係者以外の人物が立ち入ることができるシステムは、ビジネスをする上で不安要素になります。万が一にもワークスペース内に不審者が侵入し、機密事項が盗まれるといったことは避けなくてはなりません。具体的な対策は、入退館の際に顔認証や指紋認証などの生体認証システムが挙げられます。また、受付も無人よりも有人受付を採用しているオフィスのほうが安心といえるでしょう。
●契約者以外は無線を使用できない
レンタルオフィスを利用する場合は、物理的な侵入にも気をつける必要がありますが、インターネット通信に関するリスクも回避する必要があります。レンタルオフィスのWi-Fiを利用するなら契約者だけが利用できる自己契約の形を取っていると安全です。悪意を持った第三者の通信の使用や、傍受を防ぐ効果が期待できます。また、無線LANではなく専用の有線LANを敷設するのも通信速度の向上とリスクの軽減を期待できます。
●侵入者を検知できるシステム
ここまで紹介したセキュリティ対策が取られているなら安全に利用しやすいオフィスといえますが、加えて、万が一侵入があった場合に備えて防犯カメラや、人感センサーなど不法侵入を検知し共有するシステムがあるとさらに安心です。
■レンタルオフィスを契約するなら設備とセキュリティを重視する
レンタルオフィスは運営会社によっても提供するサービスが異なるので、今回紹介した設備やセキュリティが揃ったオフィスを契約することをおすすめします。H¹Oのレンタルオフィスでは、今回紹介した必須の設備やセキュリティを提供しています。また、基本サービスであるデスク利用契約に関しては、H¹Oでは提供していないため、ラウンジに入居者以外の人が入ることはできず安全です。
（画像= zephyr_p / stock.adobe.com）
