受付業務のプロに聞く！好印象を受ける入居者・来訪者の共通点とは？

H1O神田レセプションの愛川さん

■大切にしているのはコミュニケーション、入居者・来訪者との印象的なエピソード

－入居者はどのような方が多いのでしょうか（業種ではなく、年齢層や気質など）

神田では、年齢層はかなり幅広く、企業様によって若い方が多い、ベテランの方が多いなどさまざまです。新型コロナウイルスの蔓延防止対策のため在宅ワークを取り入れ、オフィス規模を縮小させたテナント様のご入居も多いからか、ご出社の際も専用個室だけでなくラウンジで執務されるなど、サービスオフィスならではの働き方をされていらっしゃるご様子も多く拝見します。

2階ラウンジではご来訪者様とのお打ち合わせも可能となっているほか、WEB会議が可能なスペースもございますので、専用個室内のご状況や、お打ち合わせの内容などに合わせて働く場所もお選びいただいているようでございます。

また、皆さまとてもお優しく、私どもの館内巡回時などにお声がけくださいます。お褒め、ねぎらいのお言葉をいただいたときはとても励みになりますし、困りごとなどを聞けるタイミングでもありますので、お声がけいただけるのはとてもうれしく思います。

－入居者や来訪者を迎えるときに心がけていることは？

コミュニケーションをより多く取れるように心がけております。
特にご入居の最初は、ご利用方法など慣れない部分も多いかと思いますので、ご入居までの連絡や、ご入居時の説明の際に、しっかりとコミュニケーションをとることを心がけることで、気軽にご相談やお声がけいただけるレセプションとなれるように心がけております。

また、ご入居されてからは、レセプションスタッフからも積極的に挨拶させていただき、皆さまのお顔やお名前を覚えるように努めております。H¹Oのレセプションは、受付対応だけでなく日常運営業務も対応しており、皆さまが快適にお過ごしいただくため、お困りごとなどをすぐに言える存在になるべく、日々のコミュニケーションを大事にしております。

ご来訪者様にとって私どもはご入居者様側の存在であるため、テナント様のお顔として常に最高の笑顔で皆さまをお出迎えしております。ご来訪の際に不備がないのはもちろん、必要がある方へは、近隣の駐車場や、お時間をご調整いただけるお店のご案内など、プラスαの対応ができるように心がけております。

－入居者や来訪者から好印象を受けたエピソードがあれば教えてください。

ご入居者様から、館内のご利用方法やシステムについてご相談をお受けした際「相談の意図をよく理解してくれている」とお声がけいただいたことが大変うれしかったです。
実際にご入居されると様々なお困りごとが出てくるかと思います。解決のためにご入居者様のお時間を頂戴してしまうことになりますが、できる限り先回りしてご連絡や情報提供などをすることで、入居者様のお困りごとを少なくできるよう努めておりましたので、そのように言っていただいたことがとてもうれしく思いました。

また、ご入居者様経由で「来訪者様から、H¹Oビルへのご来訪が初めてで対応が分からない中、受付の方が感じ良く接してくれた」とお礼の声を頂戴いたしました。ご来訪者様にも良いサービスを提供できるようにするのはもちろんですが、まずはH¹Oをお選びいただいたご入居者様にとって、より良い環境となるように心がけております。ご入居者様からお礼のお言葉を頂戴し、今後のお客様対応に向けて、とても励みとなりました。

■入居者から喜ばれているサービスとH1Oのおすすめポイント

－不在時に郵便や宅配便の対応もしてくれるそうですが、ほかに入居者から喜ばれているサービスがあればご紹介ください。

「ウェルネスフード」という無料のフード提供サービスが一番人気のサービスでございます。JOURNAL STANDARDやIENAなどのファッションを主体とする企業である株式会社ベイクルーズから生まれたフードカンパニーFLAVORWORKS（フレーバーワークス）と提携しており、都内にあるおしゃれな有名店が手掛けるFOODをお楽しみいただけます。

また、H¹Oでは平日9時～18時は営業時間としてレセプションが常駐していることも特徴の一つでございます。レセプショニストで対応させていただく、ティーサーブ（有料）や、ご来訪者様のセキュリティドア解除のアテンド（諸ルール有）も、皆様にご利用いただいております。在宅ワークの併用などで、オフィスや人員を制御されることも多いかと思いますが、ご来訪のお客様へのサービスがしっかりとできるようレセプショニストでもお手伝いさせていただいております。

その他、現在は館内の巡回の際に共用部のアルコール消毒を実施しております。こちらもご入居者様とお会いした際に、安心して施設を利用できるとのお声を頂戴しております。今後も無人ではできないサービスをご提供させていただきたいと思います。

－受付の方から見たH1Oのおすすめポイントは？

一番は生体認証のキーレスセキュリティだと思います。カード式などですと、鍵のお忘れ時や紛失時に入れなくなってしまいますが、生体認証ですと身一つでセキュリティを通ることができますので、そのようなことが発生しません。お手洗いに行くときなどカードを持っていくのを忘れがちなので、日常的にも意外と便利だと実感できます。

その他、お手持ちのスマートフォンで、専用個室の空調設定や、共有部のラウンジ・お手洗いなどのご利用状況の確認、エレベーターを呼ぶことのできるIoTシステムの専用アプリ（H¹ON）が利用できることもおすすめポイントです。
便利さはもちろん、昨今のコロナウイルスへの対策としてもご活用いただけます。

■インタビューを終えて

受付業務のプロにふさわしく、丁寧な受け答えでH¹Oのサービスや、入居者・来訪者とのエピソードなどをわかりやすくお話しいただきました。「実際にオフィスはどのような感じなのだろう」と思われた方もおられるでしょう。

そこでおすすめしたいのが、随時実施しているオフィス見学です。H1Oの公式サイトから予約すれば、平日の営業時間内に見学することができます。ぜひ一度ご自分の目で、オフィスの空気感を確かめてみてはいかがでしょうか。オフィスを訪れた際には、レセプショニストがインタビューにあったように、最高の笑顔で迎えてくれることでしょう。