レンタルオフィスの選び方｜押さえておきたい8つの見極めポイント

■レンタルオフィスを借りるメリット

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レンタルオフィスは利用人数に制限がなく、個人事業主の事業拡大やフリーランスの一人起業に利用できます。
複合機など基本設備のほか、オートロックなどセキュリティ環境も充実しており、すぐにビジネスを始められるのが利点です。

レンタルオフィスとはいえ、拠点の有無は顧客や取引先からの信用に大きく関係します。
一等地のオフィスを安価に借りられることもあり、利用価値は非常に高いです。

●一人起業や個人事業主も利用できる

レンタルオフィスの利用は一人からでも可能なので、フリーランスや個人事業主の方も気兼ねなく使えます。
会社や団体に所属していないと契約時の審査で不都合が生じる懸念を持たれるかもしれませんが、
原則、レンタルオフィスの契約は個人でも可能です。フリーランスが拠点を設けて一気に事業拡大を目指す際におすすめです。

起業時のオフィス以外にも、打ち合わせ空間や作業場所としても使えます。
カフェやレストランでは情報漏洩の観点から対面でのミーティングは好ましくないので、レンタルオフィスの活用が有効です。

●顧客や取引先からの信用を得やすくなる

実際に現物のオフィスがある方が社会的信用を得やすく、自信をもって事業を推進できます。
近年はホームぺージやLP制作を行ってインターネットによる集客が一般的になりましたが、
実際に拠点があった方が顧客から見たら安心です。

レンタルオフィスとはいえども、顧客や取引先からの信用が高まり、
新たなビジネスチャンスや人脈の形成にも寄与します。フリーランスや個人事業主が起業を目指す場合、
出費を抑えるためカフェや図書館で作業する場合が少なくありません。

自由でフットワークが軽くなるのは強みですが、安定的な基盤がないとも捉えられかねないので、
信用度アップにはレンタルオフィスの活用を推奨します。

●オフィス設備をすぐに揃えられる

初めて利用するときからオフィス設備が揃っているのも大きな利点です。
オフィスは一般的な家庭とは異なる設備を備えておく必要があります。
たとえば顧客情報管理の観点からセキュリティ関連設備の充実は必須事項です。

レンタルオフィスなら、タッチパネル式インターフォンやカードキーや生体認証による退室認証、
防音性を備えた個室が利用可能です。セキュリティを強化したオフィスは、
部屋の内部に鍵付きのキャビネットが置かれている場合もあります。

個人情報を扱う業態にとっては必要性が高いものとはいえ、レンタルではなく購入すると高額な費用がかかります。
他にも高速インターネット回線やホームページ無料制作、法人登記可といったオプションも重要です。

業態に関わらず必要なものがすぐに利用できます。
スモールビジネスでは資金的に準備が難しい完全個室や会議室も、
自分でオフィスを構えるのと比較して格安で使えるのも優れたポイントです。

●立地の良い物件が安く借りられる

都心部の一等地に構える施設を利用すれば、ビジネスの成長スピードの加速に大きく寄与します。
通常なら都心にオフィスを構えると高額なコストが発生しますが、
オフィス機器をシェアするレンタルオフィスなら比較的安い値段で借りられます。

ビジネスに適した環境がリーズナブルに手に入るのは大きな利点です。
本拠点としてはもちろんサテライトオフィスとしても活用でき、
用途に合わせて場所を選べるため利便性は非常に高いといえます。

■レンタルオフィスは料金だけで選ばないことが鉄則！

レンタルオフィスを決める際に価格の安さを重視する方は多いです。
むろん固定費は安いに越したことはないのですが、賃料だけで施設を決めてしまうと失敗を招くリスクが高いです。

起業時は誰しも無駄な出費を避けたいと思うでしょう。
リソース面で不安が大きい個人事業主やスタートアップの場合、なおさらです。

しかし、レンタルオフィスを利用しようと決断したのはなぜでしょうか。
目標の大小には違いがあれど、将来的に事業を拡大させたり収益の安定を目指したりといった想いがあるはずです。

賃料が格安のレンタルオフィスは、広さや設備が最低限にとどまる場合が多いです。
ビジネス拡大のために新たに人を雇い入れようとした際に、オフィスが狭いと不都合が生じます。

レンタルオフィスは通常のオフィスに比べ短期間での解約も可能なので、
合わなければ契約解除すれば良いと考える方もいるかもしれません。
しかし、保証料金の負担も考えると最初からベストな場所を選ぶべきです。

レンタルオフィスで失敗を防ぐには価格以外にも目を向け、複合的な観点から見定めることが重要です。
具体的な確認ポイントは次の見出しで解説しています。
いずれにせよ、実際に内覧してご自身の目で確かめてみてください。

クライアントに悪印象を与えない立派なオフィスか、
快適に過ごせる環境かといったことはホームぺージ上ではなかなか判断できません。
実際に接客を受けると印象が変わるかもしれないので、内覧は非常に重要です。

■レンタルオフィスを選ぶ際の8つの見極めポイント

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レンタルオフィスを選ぶ際に意識すべきポイントは次の8つです。

1.個室の間仕切りや空調の仕様に問題ないか
2.従業員が快適に働ける環境か
3.有人受付はあるか
4.セキュリティが高い仕様か
5.賃料以外でオプション料金や諸経費は発生するか
6.契約期間や更新料は割高でないか
7.駐車場を利用できるか
8.アクセスや治安など立地に問題にないか

●1．個室の間仕切りや空調の仕様はどうか

部屋と部屋間の仕切り方はオフィスによって異なります。
大きく2パターンに分かれ、１つ目が天井まで隙間がなくしっかり密閉された完全個室タイプ。
もう一つはパーテーションで区切られただけで、天井と壁の間に隙間がある半個室タイプです。

一般的に多いのが半個室タイプで、空調機器やオフィス機器をシェアする形になるため、賃料の削減に適しています。
逆に完全個室の場合、空調が部屋ごとに付いていて、場所に関わらず過ごしやすい環境です。

天井の隙間の有無はセキュリティ面にも大きく関わり、
半個室の場合、隣の部屋に話し声が聞こえてしまうリスクがあります。
毎日のことであれば過ごしやすさは非常に重要なポイントなので、空調には注意が必要です。

●2．従業員が快適に働ける環境か

業務効率化や労働生産性の向上のためには、従業員が働きやすい環境の構築が必要です。
利益に直接的な影響はなくても、経営者が積極的に関与しなければいけないポイントだといえます。

従業員が職場に求めている事柄の上位に挙げられるのは、休憩スペースやリフレッシュスペースの有無です。
リラックスできる空間があれば、オン・オフの切り替えがしやすくなります。

従業員の福利厚生を重視すると、コワーキングスペースやラウンジが併設されたレンタルオフィスの活用がおすすめです。
また、空調も快適度を左右する大きなポイントです。エアコン以外にも扇風機やサーキュレーターを利用でき、
羽織り物やブランケットが置いてあるとより多くの従業員が快適に働けます。

●3．有人受付が設置されているか

レンタルオフィスの利用者の傾向として、一人もしくは少人数で仕事をされている方が多いです。
一人当たりの業務量が膨大になりやすいため、人手が欲しいと感じているケースが少なくありません。

有人受付のオフィスなら、受付にある程度の業務を任せられるので業務負担が減ります。
レンタルオフィスのほとんどで導入していますが、満足度や業務の質に差が大きいようです。

人員の入れ替わりが激しく毎回違うスタッフが対応するので、毎日電話をしていても都度電話番号を聞かれることもあります。
企業の顔とも呼ばれる受付が取引先や顧客に及ぼす影響の大きさは甚大です。
有人受付は業務量の削減には寄与しますが、スタッフの質には注意を向けるべきといえます。

●4．セキュリティは高い仕様になっているか

レンタルオフィスは通常のオフィスと比べて人の出入りが多い傾向にあるため、
充実したセキュリティ設備が求められます。大勢の人が行き交う開放的な空間なので、
裏を返すと防犯上のリスクがつきまといます。

ビル自体が警備会社と契約していて、不審な事態が生じたときに警備員がすぐ駆け付けてくれる体制があるのが望ましいです。
また入口はシリンダーキーではなくカードキー式で、オフィス内の各個室にもカギが付いているのがベストです。

インターネット環境も、大切な情報を外部の脅威から守るために重要なポイントです。
フリーWi-Fiは他の会社の人に情報が漏れるリスクもあるため、
個々の部屋に回線が引かれているレンタルオフィスの利用を推奨します。

●5．賃料以外のオプション料金や諸経費がいくらかかるか

料金の表示方法も重要な見極めポイントの一つです。レンタルオフィスによっては表示価格は安価でも、
共益費や管理料、各種オプションが加算され、想定以上の費用が発生する場合があります。

電話代行・秘書代行・荷物の預りポストなどは有料オプションの場合もあり、
表示料金はどこまでのサービスが含まれているか確認が必要です。

自分が必要なサービスはいくらで受けられるのか、詳細に把握した上で契約を交わしましょう。

●6．契約期間や更新料が割高でないか

レンタルオフィスの費用面を考える上で重要なのが契約更新料の有無です。
初期費用は安くても更新料や違約金が高くて困るケースがあります。
実際のところ、契約更新のたびに賃料の値上げを要求されたり、
契約期間内での解約なのに違約金を請求されたりといったケースもあるようです。

悪質な業者もなきにしもあらずなので、契約期間や更新料の有無、
違約金の金額などは事前のチェックが必要です。

●7．駐車場の用意はあるか

レンタルオフィスのほとんどが駅周辺のアクセスに適した場所にあり、
一見すると駐車場はなくても良いと感じるかもしれません。
しかしオフィスへ来訪する取引先や顧客が公共交通機関を使うとは限らないので、やはり駐車場は必要です。

レンタルオフィス自体に駐車場が備わっているか、もしくはコインパーキングが近隣にあるか確認しましょう。
駐車場付きレンタルオフィスの探し方は、インターネット検索で問題ありません。

条件検索機能を活用して、駐車場付きのオフィスに絞って探すことが可能です。
ハイルーフ対応の駐車場の方がトラブル回避には適しています。
「平置き駐車場」を検索ワードに入力すると、より適した場所が見つかりやすくなります。

●8．アクセスや治安などの立地はどうか

従業員の通勤しやすさを考えると、アクセスや治安などへの配慮も必要です。
少し割高でも、地方からの通勤にも適したターミナル駅周辺のレンタルオフィスを借りた方が良いかもしれません。
逆に、駅から離れた雑居ビル内にあるオフィスは避けておいた方が無難です。

雑居ビルは繁華街の中にあるケースも多く、毎日通うと考えたときに不安を感じる方もいらっしゃいます。
立地が原因で従業員が辞めてしまう可能性もあります。

数年後に取り壊しが決まっている雑居ビルを安く買い取り、
レンタルオフィスを設置する業者もいるため、不便なエリアで借りる際は要注意です。

従業員の視点でも、せっかく入居したのにすぐ引っ越しの必要が生じてはかえってストレスが溜まってしまいます。
利便性や安全性、長期的な観点を考慮した場合、優れた立地は重要ポイントです。

■まとめ

レンタルオフィスを上手く活用すれば、効率的にビジネス拡大を加速させられます。
場所選びが非常に重要で、利用料金の安さだけで選ぶと、後になって後悔する場合が多いです。

個室間の仕切りや空調、有人受付の有無、セキュリティの充実度、更新料や違約金、
オプション料金は有料かなど、確認すべきポイントはさまざまです。

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