シェアオフィスとは？利用するメリットや利用時に確認するべきこと

■シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、複数の企業や個人がデスクや会議室、事務設備などのオフィス機能を共有することで、維持費や備品費用を削減できる共同利用型のオフィスです。多くの場合、固定席ではなくフリーアドレス形式が採用されており、郵便物の受取りや法人登記も可能です。働き方の多様化に伴い、リモートワークの拠点を確保したり、オフィス規模を縮小したい企業からも注目を集めています。

シェアオフィスに似たオフィスの形態に、レンタルオフィスとコワーキングスペースなどがあります。それぞれ違いがあるので詳しく見ていきましょう。

●シェアオフィスとレンタルオフィスの違い

シェアオフィスとレンタルオフィスの違いは、主に利用スペースの独立性にあります。

これは、シェアオフィスが原則としてフリーアドレス形式の共有スペースを提供するのに対し、レンタルオフィスは施錠可能な専用のスペースや個室が用意されることが多いためです。この空間の独立性の違いが料金体系に影響し、個室が用意される分、レンタルオフィスの方が月額費用が高くなる傾向にあります。

ただし、シェアオフィスと名前についている施設でも、個別のロッカーや専用ブースを提供するケースがあるなど、運営会社によってサービス内容と言葉の定義は一致しないことがあります。

したがって、どちらを利用するか迷った際は、「専用スペースが必要かどうか」で検討するとともに、名称にとらわれず具体的なサービス内容を事前確認することが重要です。

●シェアオフィスとコワーキングスペースの違い

コワーキングスペースもシェアオフィスと同様、複数の人や企業でオフィスを共有する形態です。どちらもフリーアドレス形式でオフィスを利用しますが、少し違いがあります。

コワーキングスペースは、単なる場所の共有に留まらず、利用者間の交流やコミュニティ形成が活発に行える環境であることを重視しています。そのため、個人の作業だけではなく、情報交換や人脈づくりを行いたい場合におすすめです。

シェアオフィスも他の利用者とコミュニケーションを取れますが、コワーキングスペースの方が、お互いにコミュニケーションを取れる雰囲気があります。対してシェアオフィスは、より仕事に集中できる環境が整っている点が特徴です。

■シェアオフィスを利用するメリット

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シェアオフィスを利用するメリットは、以下の5つです。

1.初期費用を削減して業務を開始できる
2.立地の良い場所にオフィスが置ける
3.場所によっては法人登記ができる
4.オフィスサイズの変更がしやすい
5.現代の多様な働き方に対応できる

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

●1.初期費用を削減して業務を開始できる

通常のオフィスをレンタルする場合、家賃の他に敷金・礼金・保証金がかかるので、高額な初期費用が発生します。ビジネスを始めた段階で、まだ売上が不安定な時期なら、大きな負担となるでしょう。

シェアオフィスならスペースをシェアする形態なので家賃を抑えられるだけでなく、敷金・礼金・保証金が安く設定されている、もしくは不要になるケースもあり、初期費用を抑えられます。


また仕事を始める上で必要なコピー機やデスク・チェアなどの備品、インターネット環境も準備されていることが多く、すぐに業務を開始することが可能です。

●2.立地の良い場所にオフィスが置ける

シェアオフィスの多くは、ニーズの多いビジネス街や大きな駅の近くに立地しています。そのためアクセスしやすく、通勤や営業活動をスムーズに行える点がメリットです。利便性の高いオフィスを使えることで従業員の満足度が上がるでしょう。

また、事業を継続する上でランニングコストを下げることは必須なので、都内のオフィスを安価で借りられることも大きなメリットです。例えば都内で通常のオフィスを借りる場合、少なくとも月10万円以上の出費が見込まれるケースが大半ですが、シェアオフィスの場合は1人当たり月数千円～数万円程度まで抑えられます。

●3.施設よっては法人登記ができる

法人登記での住所利用が可能なシェアオフィスも多く、ビジネスの信用力向上とプライバシー保護に大きく貢献します。

所在地として都心一等地などのビジネス街の住所を利用できれば、名刺やウェブサイトで企業のブランディングと対外的な信頼度を高められます。

また、個人事業主の場合も自宅住所を公開情報として登記する必要がなくなり、個人情報が広く知られるリスクを防ぐことが可能です。

●4.オフィスサイズの変更がしやすい

シェアオフィスは、様々な広さのプランが用意されていることが多く、オフィスサイズの変更を柔軟に行える点もメリットです。

事業を続けていく中で、人員を増やし規模を拡大していきたいケースもあるでしょう。シェアオフィスを利用していれば、スムーズにオフィスを拡張できます。

またランニングコストを削るために規模を縮小したいケースも同じく、柔軟にオフィスサイズを変更できます。

●5.現代の多様な働き方に対応できる

法人であっても、従業員向けにシェアオフィスなどのフレキシブルな仕事の場を用意することは、エンゲージメントの観点において有効です。介護や育児を抱えている人、頻繁に外出する営業職の人、リモートワークで気分転換が必要な人など、一人ひとりの生活環境や業務特性に合わせて最適な場所で仕事ができるようになります。

このような、時間や場所の制約を受けない「働き方の多様性」のサポートは、従業員のモチベーションや業務効率を高め、結果として優秀な人材の確保・定着にもつながります。

■シェアオフィスを利用する際の注意点

シェアオフィスを利用する際の注意点は、以下の3つです。

1.セキュリティ面に不安がある
2.共有設備が使えないことがある
3.周りの音や目が気になりやすい

それぞれのデメリットを詳しく見ていきましょう。

●1.セキュリティ面に不安がある

シェアオフィスのデメリットとしてまずあげられることが、セキュリティ面に不安がある点です。

シェアオフィスは複数の企業や個人が出入りし、同じスペースで働く性質上、どうしてもセキュリティ対策がおろそかになりやすいです。機密情報を扱ったり、クライアントの個人データを扱ったりする場合は、パソコンの画面を見られないよう特に注意しなければなりません。重要な契約書や機密情報が書かれた文章も、机の上に置きっぱなしにしないなどの対策が必要です。

無線LANを利用する際も、セキュリティ対策が行われているか確認しなければなりません。セキュリティ対策が十分でない場合、通信を傍受され重要なデータが流出する恐れがあります。

またシェアオフィスによっては、ドロップインと呼ばれるサービスを提供しているケースもあります。ドロップインとは、時間単位や1日単位で単発利用できるサービスです。普段はいない利用者が出入りすることもあるので、情報の管理には十分注意しましょう。

●2.共有設備が使えないことがある

シェアオフィスでは、共有設備が使えないことがある点もデメリットです。

人気のシェアオフィスや小規模のシェアオフィスでは、専用のブースや個別デスクを契約しなければ、作業デスクが確保できないケースがあります。事前にシェアオフィスの利用状況や規模を確認することが重要です。

また会議室などの個室の場合も同様に、利用できない可能性があります。確実に利用するためには、利用状況を確認し、事前に予約するなどの対策を行いましょう。

●3.周りの音や目が気になりやすい

シェアオフィスでは他業種が同じスペースで仕事をしており、交流が盛んに行われます。その分、周りの音や目が気になりやすいというデメリットもあります。集中して業務を行いたい人にとっては、妨げになるでしょう。

シェアオフィスによっては、専用ブースが設けられている場合もあります。集中して仕事を進めたい場合は、そのようなシェアオフィスの利用がおすすめです。

■シェアオフィスの利用前に確認するべきこと

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シェアオフィスを利用する前は、以下の8点を確認しなければなりません。

1.立地は条件に合っているか
2.利用料は適切か
3.オフィス設備は十分か
4.他の利用者の雰囲気は良さそうか
5.法人登記ができるシェアオフィスか
6.業務に必要なスペースが確保できるか
7.セキュリティ面が配慮されているか
8.有人の受付が設置されているか

いずれも重要な項目なので、詳しく見ていきましょう。

●1.立地は条件に合っているか

シェアオフィスを選ぶ上で、立地の条件は重要です。多くのシェアオフィスは都心に集まっていますが、中には例外もあります。駅からの距離や周りの建物を把握するためにも、シェアオフィスを契約する前に、一度足を運んでみることをおすすめします。

顧客の訪問が多い業種の場合は好立地にあるシェアオフィスを借りることで、クライアントも訪ねやすく営業活動を行いやすくなるので、事前に立地を確認しましょう。

●2.利用料は適切か

シェアオフィスによって利用料や敷金・礼金・保証金の料金設定は異なります。オフィス代は固定費の中でも全体に占める割合が大きいため、予算にあわせてシェアオフィスを選択することが重要です。

またシェアオフィスの利用形態には、月額料金を支払うタイプと使用時間に応じた料金を支払うドロップインがあります。

どの程度の時間オフィスを利用するかを見極めて、なるべくコストをかけないようにシェアオフィスを選びましょう。

●3.オフィス設備は十分か

シェアオフィスのオフィス設備が十分にそろっているのかも、利用するサービスを選ぶ上で重要な指標です。シェアオフィスを選ぶ際に確認すべき項目には、以下のようなものが挙げられます。

●コピー機やFAX機能の有無
●外装・内装の作りがしっかりしているか
●専用ブースや個室が設けられているか
●利用できる時間帯
●インターネット環境が整っているか
●個別ロッカーがあるか

シェアオフィスごとに上記のオフィス設備は異なり、基本料金内で利用できず、追加料金が必要になるケースもあります。シェアオフィスを契約する前に、事前に把握しておきましょう。

●4.他の利用者の雰囲気は良さそうか

シェアオフィスは他業種の人も同じスペースで働くので、他の利用者の雰囲気も重要です。

契約後に雰囲気が合わないと気付いた場合、オフィスの利用が億劫になってしまうでしょう。

シェアオフィスを利用する前には、見学に行って雰囲気を確かめたり利用者の声を聞いたりしておくことをおすすめします。

●5.法人登記ができるシェアオフィスか

法人登記ができるシェアオフィスもありますが、シェアオフィスによっては、利用規約で法人登記ができないケースもあります。

契約後のトラブルを避けるためにも、事前に確認しておきましょう。

●6.業務に必要なスペースが確保できるか

シェアオフィスはオフィススペースを共有することで、利用料金を抑えられる点が特徴です。しかしスペースの割に利用する人数が多い場合、作業スペースが狭く業務に支障を来すことも考えられます。

そのため業務に必要なスペースが確保できるのかも、利用前に確認すべき項目です。

十分な業務スペースがあることはもちろん重要ですが、業務スペース以外にもくつろげる空間やリラックスできるラウンジなどがあるとメリハリを付けることができ、より仕事にも身が入るでしょう。

●7.セキュリティ面が配慮されているか

確認すべきオフィスセキュリティは、以下のとおりです。

●入退室管理が適切に行われているか
●ネットワークセキュリティの強度はどうか
●書類が外部に漏れないようになっているか

共有スペースへの入退室の管理も重要ですが、ビルへの入退館も管理しているとより安心です。また防犯カメラは設置されているか、警備会社と連携が取れているか、オートロックキーになっているかなどもチェックポイントです。

シェアオフィスがフリーWi-Fiの場合、第三者に通信を傍受される可能性があるので、ネットワークセキュリティの強度に不安が残ります。シェアオフィスの契約者だけが利用できるよう、SSID（ネットワーク名）とパスワードが設定されていると安心です。

書類が外部に漏れないための対策が行われているかどうかも、確認すべき項目です。指紋や暗証番号で認証するタイプの印刷機なら、書類の取り違えの可能性が低くなります。またシュレッダーがあれば、安全に書類を廃棄できます。

●8.有人の受付が設置されているか

企業によっては、シェアオフィスを拠点として活動するケースもあるでしょう。そうなると、一般的なオフィスのようにクライアントが訪問してくることも考えられます。有人の受付がいると、シェアオフィスに不在でも対応してもらえるので安心です。

また受付が電話対応を行ってくれるのかどうかも、事前に確認しておきましょう。

■シェアオフィスの利用が向いている業種とは？

シェアオフィスは、企業の信用力を高めたい業種や、場所を選ばない働き方が中心となるフリーランスの方に特におすすめです。

例えば、信頼性が重視されるコンサルタント業などは、コストを抑えつつ一等地の住所を利用できるため、親和性が高いといえます。

また、ライターやデザイナーといったリモート主体のクリエイティブ職にとっても、自宅やカフェよりも集中できる環境と、異業種との交流による新たなビジネスチャンスの獲得を両立させる場として最適です。

●コンサルタント業

コンサルタント業はこれまでの実績や経験、成果に加えてコンサルタント自身の信頼性が重視されます。そのため拠点とする住所も、評価の対象に入ります。名刺やホームページにビジネス街にあるシェアオフィスを住所として記載していると、より信頼を得られるでしょう。シェアオフィスは都内の有名な企業が軒を並べるエリアに多く、ブランドイメージも向上させられます。

コンサルタント業は職業柄、打ち合わせを行うことが多いです。好立地に拠点とするオフィスがあれば、交通の便がいいのでクライアントが訪問しやすくなります。

またコンサルの種類によっては、必ずしも対面で行う必要はなく、リモートで済むことも増えています。クライアント先を訪問することも多いので、大きな固定費のかかる賃貸オフィスを契約しなくてもスムーズに仕事を行えるでしょう。このようなケースでは費用を抑えて利用でき、かつ法人登記も行えるシェアオフィスが、コンサルタント業の間では人気です。

●ライター業やデザイナー業

ライター業やデザイナー業は、パソコンがあれば場所や時間を選ばず働けるので、フリーランスに多い業種です。これまでカフェや自宅を仕事場として選ぶフリーランスが多かったですが、最近はシェアオフィスを利用するフリーランスも増えています。

その理由のひとつが、シェアオフィスでは他業種との交流もある点です。ライター業やデザイナー業は、黙々と作業を進めていく必要があり、クライアント以外との接点が希薄になりがちです。シェアオフィスを利用すれば、コミュニケーションを取ることができ、気分のリフレッシュにもなります。シェアオフィスでの出会いを通して、新たな仕事につながることも期待できます。

さらに、シェアオフィスが自宅やカフェよりも、仕事に集中できる環境が整っている点も挙げられます。プライベートの時間も過ごす自宅で作業をすると、仕事とプライベートの気持ちの切り替えが難しく、モチベーションを維持しにくいことがあります。またカフェで作業すると、混雑時の長時間利用で周りに迷惑がかかる、BGMや他の利用者の声が気になるなどが懸念点です。シェアオフィスを利用すれば、仕事とプライベートのオン・オフをはっきり切り替えられるだけでなく、長時間の利用でも周りの目が気にならないので仕事に集中できます。

■シェアオフィスのよくある質問

●Q.シェアオフィスはどんな人が使うのですか？

A.個人事業主、フリーランス、スタートアップ企業、リモートワークを行う会社員、従業員の働き方をサポートしたい企業様などに多く利用いただいています。

●Q.シェアオフィスを利用するメリットは？

A.一般的には以下が挙げられます。

● 設備投資、初期投資などのコスト削減
● 好立地な拠点の確保
● 法人登記などビジネス用住所の取得
● 移転、拡大、縮小等にも柔軟に対応できる
● 多様な働き方に対応できる　　　など

●Q.シェアオフィスにはどんな設備が整っていますか？

A.パブリックスペースには会議室、コピー機、シュレッダー、共有Wifi、ドリンクサービスなどがあり、施設によっては郵便物の受取や法人登記にも対応しています。

■まとめ

シェアオフィスには初期費用や利用料が抑えられる、好立地の物件を借りられる、オフィスサイズを変更しやすいといったメリットがあり、フリーランスやスタートアップ企業、海外や地方を拠点にする企業など、リモートワークを行いたい層に人気です。

一方、セキュリティ面に不安がある他、周りの目や雑音が気になる、共有設備が使えないこともあるなどのデメリットもあるので、利用する際は立地やオフィス設備とあわせて確認しましょう。

シェアオフィスのセキュリティ面などが不安であれば、専用スペースが用意されているレンタルオフィスも検討してみてください。例えば「H¹O（エイチワンオー）」のレンタルオフィスなら、顔認証を中心とした生体認証システムを採用しており、厳重な入館管理を行っています。専用アプリを使えば共用スペースの混雑状況が確認できるため、「行ってみたら満席だった」といった状況に陥ってしまうような心配は不要です。ラグジュアリーな内装かつ、受付サービスもしっかりしているので、クライアントにも好印象を抱いてもらえるでしょう。

また、H¹Oでは1名利用の小さな区画から10名以上の区画までさまざまなプランをご用意しております。オフィスの拡大、縮小のどちらにも対応できるため、ぜひご検討ください。